Die eGeKo-Erlassverwaltung unterstützt Sie bei der strukturierten, transparenten und revisionssicheren Verwaltung von Erlassen, Reglementen und Handbüchern. Alle relevanten Dokumente werden zentral in Dossiers abgelegt und sind jederzeit in der aktuellen Version verfügbar. Dank klarer Versionierung, Statusangaben und Tags lassen sich gültige Erlasse einfach von früheren Fassungen unterscheiden.
Erlasse sind Dauerakten und werden als Dateien (Word und/oder PDF) geführt. Änderungen, Überarbeitungen und Freigaben können vollständig digital begleitet werden. eGeKo unterstützt dabei sämtliche Erlassverwaltungs-Prozesse – von Reglements-Updates über Lesebestätigungen bis hin zur gemeinsamen Erarbeitung und Verbesserung von Erlassen und Handbüchern.
Für unterschiedliche Rollen wie Gemeinderat, Kanzlei oder Fachabteilungen können eigene Reglement-Dossiers eingerichtet werden. Bei neuen oder aktualisierten Erlassen erhalten die zuständigen Personen automatisch Aufgaben zur Durchsicht und geben ihr Einverständnis mittels elektronischem Visum. Rückmeldungen, Anmerkungen oder Verbesserungsvorschläge können direkt als Aufgaben an die verantwortlichen Verfassenden übermittelt werden.
Auch externe Stellen können bei Bedarf in den Erarbeitungsprozess eingebunden werden – beispielsweise bei Reglementen mit externer Gültigkeit. Erinnerungsregeln sorgen zudem dafür, dass periodische Überprüfungen nicht vergessen gehen: eGeKo erstellt automatisch entsprechende Aufgaben.
Weitere Vorteile der eGeKo-Erlassverwaltung:

• Zentrale Ablage und Verwaltung von Erlassen, Reglementen und Handbüchern
• Klare Versionierung, Statusführung und Kennzeichnung aktueller Erlasse
• Rollenbasierte Dossiers mit relevanten Inhalten pro Zielgruppe
• Digitale Lesebestätigungen und Einverständniserklärungen
• Aufgabenmanagement für Überarbeitungen, Feedback und Freigaben
• Einbindung externer Instanzen in den Erarbeitungsprozess
• Flexible Definition von Dossiertypen mit spezifischen Fachfeldern
• Volltextsuche über Dokumente und Kommentare
• Automatische Erinnerungen für Revisions- und Überprüfungstermine